DOKUMENTACJA PRZEBIEGU STUDIÓW NA UNIWERSYTECIE POMORSKIM W SŁUPSKU

AKTY PRAWNE

Ustawa z dnia 20 lipca 2018 r. – Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce

Rozporządzenie Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego z dnia 27 września 2018 r. w sprawie studiów

Regulamin studiów Uniwersytetu Pomorskiego w Słupsku z dnia 31 maja 2023 r. 

Co stanowi dokumentację studiów

Obowiązkiem Uczelni jest dokumentowanie przebiegu studiów.
Dokumentację przebiegu studiów stanowią:
1) album studentów;
2) teczki akt osobowych studentów;
3) księga dyplomów.
Dokumentacja przebiegu studiów może być prowadzona w postaci elektronicznej. Podstawa prawna: art. 74 ust. 1-3 ustawy z dnia 20 lipca 2018 r. – Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (Dz.U.2023.0.742 t.j.)
Na Uniwersytecie Pomorskim w Słupsku:
- album studentów oraz księga dyplomów prowadzone są w postaci elektronicznej natomiast teczka akt osobowych studenta prowadzona jest w postaci papierowej i elektronicznej.
- przebieg studiów jest dokumentowany w protokołach zaliczenia przedmiotu i w kartach okresowych osiągnięć studenta w bazie elektronicznej (eHMS)
Do dokumentacji studiów zalicza się też pracę dyplomową.
Prowadzący zajęcia zobowiązany jest do wprowadzenia ocen z zaliczeń/egzaminów niezwłocznie po ich wystawieniu do bazy elektronicznej, nie później niż do końca sesji egzaminacyjnej z zastrzeżeniem §28 ust. 13. Jeżeli zaliczenie danej formy zajęć jest warunkiem przystąpienia do egzaminu, prowadzący dane zajęcia jest zobowiązany wstawić do bazy elektronicznej zaliczenia przed terminem rozpoczęcia sesji egzaminacyjnej.
Podstawa prawna: § 28 ust.12 i 13 Regulaminu Studiów Uniwersytetu Pomorskiego w Słupsku (BIP upsl.edu.pl).

Numer albumu

Studentowi nadaje się kolejny, w ramach uczelni, numer albumu, który jest mu przypisany na wszystkich kierunkach i poziomach, na których odbywa studia na tej uczelni. Numerem albumu oznacza się teczkę akt osobowych studenta oraz indeks.
Podstawa prawna: § 14 ust. 1 i 3 rozporządzenia Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego z dnia 27 września 2018 r. w sprawie studiów (Dz.U.2022.1869).
Na Uniwersytecie Pomorskim w Słupsku numer albumu nadawany jest podczas wpisu na listę studentów.

Album studentów

Na Uniwersytecie Pomorskim w Słupsku album studentów prowadzony jest w postaci elektronicznej.
Do albumu studentów wpisuje się następujące dane dotyczące studenta:

1. numer albumu;
2. datę rozpoczęcia studiów;
3. imiona i nazwisko;
4. datę i miejsce urodzenia;
5. numer PESEL, a w przypadku jego braku – nazwę i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość oraz nazwę państwa, które go wydało;
6. informacje o dokumencie stanowiącym podstawę ubiegania się o przyjęcie na studia:
   a) nazwę szkoły lub okręgowej komisji egzaminacyjnej, numer oraz datę i miejsce wystawienia
   dokumentu, o którym mowa w art. 69 ust. 2 ustawy z dnia 20 lipca 2018 r. – Prawo o szkolnictwie
   wyższym i nauce – w przypadku studiów pierwszego stopnia lub jednolitych studiów magisterskich,
   b) nazwę uczelni, numer oraz datę i miejsce wystawienia dyplomu ukończenia studiów – w przypadku studiów drugiego stopnia;
7. nazwę kierunku, poziomu i profilu studiów;
8. rok studiów, na który został przyjęty;
9. datę i przyczynę opuszczenia uczelni.

Podstawa prawna: § 14 ust. 2 rozporządzenia Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego z dnia 27 września 2018 r. w sprawie studiów (Dz.U.2022.1869).

Teczka akt osobowych studenta

Na Uniwersytecie Pomorskim w Słupsku teczka akt osobowych studenta prowadzona jest w postaci papierowej i elektronicznej.
Spis zawartości teczki akt osobowych studenta
W teczce akt osobowych studenta przechowuje się:
1) dokumenty wymagane od kandydata na studia, w tym:
a) poświadczoną przez uczelnię kopię:
dokumentu stanowiącego podstawę ubiegania się o przyjęcie na studia, o którym mowa w art. 69 ust. 2 ustawy z dnia 20 lipca 2018 r. – Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce – w przypadku kandydata na studia pierwszego stopnia lub jednolite studia magisterskie,
dyplomu ukończenia studiów – w przypadku kandydata na studia drugiego stopnia,
b) ankietę osobową zawierającą zdjęcie kandydata, imiona i nazwisko, datę i miejsce urodzenia, numer PESEL, a w przypadku jego braku – nazwę i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość oraz nazwę państwa, które go wydało, płeć, miejsce zamieszkania przed rozpoczęciem studiów: wieś albo miasto, adres zamieszkania oraz adres do korespondencji, numer telefonu kontaktowego, obywatelstwo, a w przypadku cudzoziemców również nazwę kraju urodzenia i informacje o posiadaniu Karty Polaka;
2) dokumenty stanowiące podstawę przyjęcia na studia;
3) podpisany przez studenta akt ślubowania – w przypadku gdy akt ślubowania jest sporządzany w postaci elektronicznej, podpis studenta może być zastąpiony potwierdzeniem złożenia ślubowania dokonanym po uwierzytelnieniu tego studenta w systemie teleinformatycznym, zgodnie z zasadami działania w uczelni systemu służącego do prowadzenia dokumentacji przebiegu studiów w postaci elektronicznej;
4) karty okresowych osiągnięć studenta – w przypadku prowadzenia kart okresowych osiągnięć studenta w postaci elektronicznej podpisy: osoby przeprowadzającej egzamin/zaliczenie oraz rektora
(potwierdzający przeprowadzenie weryfikacji osiągnięć studenta), mogą być zastąpione uwierzytelnieniem tych osób w systemie teleinformatycznym, zgodnie z zasadami działania w uczelni systemu służącego do prowadzenia dokumentacji przebiegu studiów w postaci elektronicznej;
5) decyzje dotyczące przebiegu studiów – sporządzone w postaci papierowej lub elektronicznej;
6) pracę dyplomową – jeżeli w uczelni jest prowadzona baza pisemnych prac dyplomowych, zapewniająca ich przechowywanie co najmniej przez okres 50 lat, w teczce akt osobowych studenta zamiast pracy dyplomowej może być przechowywana informacja o przechowywaniu pracy dyplomowej w tej bazie zawierająca dane umożliwiające jej skuteczne wyszukanie;
7) recenzję pracy dyplomowej; Na Uniwersytecie Pomorskiem w Słupsku recenzje są w wersji elektronicznej, dostępne w jHMS na koncie promotora, recenzenta, studenta i pracownika BOSiD
8) protokół egzaminu dyplomowego – w przypadku gdy protokół egzaminu dyplomowego jest sporządzany w postaci elektronicznej podpisy członków komisji egzaminacyjnej mogą być zastąpione uwierzytelnieniem tych osób w systemie teleinformatycznym, zgodnie z zasadami działania w uczelni systemu służącego do prowadzenia dokumentacji przebiegu studiów w postaci elektronicznej;
9) dyplom ukończenia studiów – egzemplarz do akt;
10) suplement do dyplomu – egzemplarz do akt;
11) potwierdzenie odbioru dyplomu ukończenia studiów i jego odpisów, suplementu do dyplomu i jego odpisów, a także duplikatu dyplomu lub duplikatu suplementu do dyplomu albo te dokumenty w przypadku ich nieodebrania.
Sposób włączenia do teczki akt osobowych studenta dokumentu sporządzonego w postaci elektronicznej
W przypadku prowadzenia teczki akt osobowych studenta w postaci papierowej, w celu włączenia do niej dokumentu, który został sporządzony w postaci elektronicznej, sporządza się wydruk tego dokumentu, który opatruje się datą jego sporządzenia oraz podpisem pracownika uczelni, chyba że dokument został sporządzony w systemie teleinformatycznym, który zapewnia uwierzytelnienie pracownika uczelni, zgodnie z zasadami działania w uczelni systemu służącego do prowadzenia dokumentacji przebiegu studiów w postaci elektronicznej, albo sporządzenie uwierzytelnionego wydruku.
Okres przechowywania teczki akt osobowych studenta w uczelni
Teczkę akt osobowych studenta, z wyłączeniem dokumentów, o których mowa w pkt 1 lit. a oraz pkt 2–3, przechowuje się w archiwum uczelni przez okres 50 lat. Dokumenty, które obejmuje to wyłączenie, brakuje się.
Postępowanie z teczką akt osobowych studenta w przypadku przeniesienia się studenta do innej uczelni
W przypadku przeniesienia się studenta do innej uczelni dokumenty z teczki akt osobowych, o których mowa pkt 1, 2, 5 i 6, przesyła się do uczelni, do której student się przeniósł, na wniosek tej uczelni. W uczelni, którą student opuścił, pozostawia się kopię pisma, przy którym przesłano dokumenty, oraz wykaz tych dokumentów.
Podstawa prawna: § 15-16, § 17 ust. 1a oraz § 18 ust. 3 rozporządzenia Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego z dnia 27 września 2018 r. w sprawie studiów (tekst jednolity: Dz.U. z 2021 r. poz. 661).

Dokumentacja osiągnieć studenta

Osiągnięcia studenta odnotowuje się w:

• kartach okresowych osiągnięć;
• indeksie;
• innych dokumentach, jeżeli regulamin studiów je przewiduje.

Karty okresowych osiągnięć studenta zawierają:
1) imiona i nazwisko studenta;
2) numer albumu;
3) imiona i nazwisko oraz tytuł profesora, stopień naukowy lub stopień w zakresie sztuki, lub tytuł zawodowy osoby przeprowadzającej egzamin lub zaliczenie;
4) nazwy zajęć, w tym praktyk, w semestrze lub roku;
5) określenie formy weryfikacji osiągnięć studenta uzyskanych w ramach zajęć w danym semestrze lub roku;
6) uzyskaną ocenę;
7) liczbę uzyskanych punktów ECTS;
8) datę i podpis osoby przeprowadzającej egzamin lub zaliczenie;
9) datę i podpis rektora, potwierdzający przeprowadzenie weryfikacji osiągnięć studenta.
W przypadku prowadzenia kart okresowych osiągnięć studenta w postaci elektronicznej podpisy osób, o których mowa w pkt 8 i 9, mogą być zastąpione uwierzytelnieniem tych osób w systemie teleinformatycznym, zgodnie z zasadami działania w uczelni systemu służącego do prowadzenia dokumentacji przebiegu studiów w postaci elektronicznej.
Na Uniwersytecie Pomorskim w Słupsku indeks i karty okresowych osiągnięć studenta są prowadzone elektronicznie, oceny wpisywane są przez wykładowców, na indywidulanym koncie wykładowcy.
Odpisy, indeks lub wydruki kart okresowych osiągnięć studenta lub innych dokumentów przewidzianych regulaminem studiów, o których mowa powyżej, wydaje się na wniosek osoby, której te dokumenty dotyczą. Odpisy lub wydruki wydaje się w zakresie, w jakim dotyczą wnioskodawcy.
Podstawa prawna: § 17 ust. 1-3 rozporządzenia Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego z dnia 27 września 2018 r. w sprawie studiów (tekst jednolity: Dz.U. z 2021 r. poz. 661).

Na Uniwersytecie Pomorskim w Słupsku przebieg studiów jest dokumentowany również w protokołach zaliczenia przedmiotu.
Prowadzący zajęcia zobowiązany jest do wprowadzenia ocen z zaliczeń/egzaminów niezwłocznie po ich wystawieniu do bazy elektronicznej, nie później niż do końca sesji egzaminacyjnej z zastrzeżeniem §28 ust. 13.
Jeżeli zaliczenie danej formy zajęć jest warunkiem przystąpienia do egzaminu, prowadzący dane zajęcia jest zobowiązany wstawić do bazy elektronicznej zaliczenia przed terminem rozpoczęcia sesji egzaminacyjnej.
Podstawa prawna: § 28 ust.12 i 13.Regulaminu Studiów Uniwersytetu Pomorskiego w Słupsku
(Załącznik nr 1 do uchwały nr R.000.24.23 z dnia 31 maja 2023 roku – tekst jednolity)

Dokumentacja zakończenia studiów

Zakończenie studiów odnotowuje się w:
1) protokole egzaminu dyplomowego;
2) albumie studentów;
3) księdze dyplomów;
4) indeksie;
Podstawa prawna: § 17 ust. 4 rozporządzenia Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego z dnia 27 września 2018 r. w sprawie studiów (tekst jednolity: Dz.U. z 2021 r. poz. 661).
Protokół egzaminu dyplomowego zawiera: datę egzaminu, imiona i nazwisko studenta, numer albumu, imiona i nazwiska, podpisy oraz tytuł profesora, stopnie naukowe lub stopnie w zakresie sztuki lub tytuły zawodowe członków komisji egzaminacyjnej, treść zadanych pytań i uzyskane oceny, średnią ocen uzyskaną w okresie studiów, tytuł i ocenę pracy dyplomowej, ocenę egzaminu dyplomowego, ostateczny wynik studiów oraz uzyskany tytuł zawodowy.
W przypadku gdy protokół egzaminu dyplomowego jest sporządzany w postaci elektronicznej, podpisy osób, o których mowa powyżej, mogą być zastąpione uwierzytelnieniem tych osób w systemie teleinformatycznym, zgodnie z zasadami działania w uczelni systemu służącego do prowadzenia dokumentacji przebiegu studiów w postaci elektronicznej.
Podstawa prawna: § 18 rozporządzenia Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego z dnia 27 września 2018 r. w sprawie studiów (tekst jednolity: Dz.U. z 2021 r. poz. 661).

Księga dyplomów

Na Uniwersytecie Pomorskim w Słupsku księga dyplomów prowadzona jest w postaci elektronicznej i wersji papierowej, gdzie absolwent potwierdza odbiór dyplomu.
W księdze dyplomów wpisuje się: kolejny, w ramach uczelni, numer dyplomu ukończenia studiów, numer albumu, imiona i nazwisko studenta, rok urodzenia, datę rozpoczęcia studiów, kierunek, poziom, profil i formę studiów, datę złożenia egzaminu dyplomowego i tytuł zawodowy.
Podstawa prawna: § 19 rozporządzenia Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego z dnia 27 września 2018 r. w sprawie studiów (tekst jednolity: Dz.U. z 2021 r. poz. 661).

Sprostowanie w dokumentacji przebiegu studiów

Uczelnia może dokonywać sprostowań w indeksie, albumie studentów i w księdze dyplomów na wniosek studenta, absolwenta albo z urzędu.
Sprostowania dokonuje się na podstawie dokumentu zawierającego prawidłowe dane przez przekreślenie nieprawidłowych danych i wpisanie nad nimi właściwych danych. W miejscu sprostowania umieszcza się adnotację o sprostowaniu, podpis i pieczątkę imienną osoby, która dokonała sprostowania, datę sprostowania i pieczęć urzędową uczelni.

Sprostowania może dokonać wyłącznie osoba upoważniona do wystawienia dokumentu.

Informację o dokonanym sprostowaniu umieszcza się w teczce akt osobowych studenta.

Podstawa prawna: § 25 ust. 1-4 rozporządzenia Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego z dnia 27 września 2018 r. w sprawie studiów (tekst jednolity: Dz.U. z 2021 r. poz. 661).

Zmiana imienia lub nazwiska studenta w dokumentacji przebiegu studiów

W przypadku zmiany imienia lub nazwiska studenta dokonanej na podstawie:
1) aktu małżeństwa,
2) decyzji administracyjnej,
3) orzeczenia sądu
– uczelnia wystawia: karty okresowych osiągnięć studenta, i lub inne dokumenty, jeżeli regulamin studiów je przewiduje, na nowe imię lub nazwisko, z tym że indeks – na wniosek studenta.
Jeżeli student nie wystąpi z wnioskiem o wydanie nowego indeksu, w dotychczasowym indeksie przekreśla się imię lub nazwisko i nad nimi wpisuje nowe kolorem czerwonym; na dole strony umieszcza się adnotację o dokonanej zmianie oraz datę i podpis rektora.
Podstawa prawna: § 26 ust. 1-2 rozporządzenia Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego z dnia 27 września 2018 r. w sprawie studiów (tekst jednolity: Dz.U. z 2021 r. poz. 661).